2. Le courrier électronique


Modes d'utilisation de la version 5

La version 5 d'Eudora propose différents modes d'utilisation du logiciel (payant ou gratuit).

L'activation d'un mode se fait par le menu Help, Payment & Registration qui affiche la fenêtre suivante :

Choisissez parmi ces trois possibilités celle qui vous convient le mieux :

Note : les fonctions décrites dans ce document sont disponibles uniquement dans les modes Sponsored et Paid.

Envoi d'un message

Note : la plupart des applications Windows permettent d'exécuter une commande de plusieurs façons ; choix dans un menu, clic sur une icône ou raccourci clavier. Pour la suite de ce cours nous décrirons les commandes des menus ainsi que les icônes.

Pour envoyer un nouveau message cliquez dans le menu Message, puis New Message (ou cliquez sur l'icône ).

Une fenêtre apparaît alors, dans laquelle vous allez saisir les renseignements relatifs à votre envoi ainsi que le texte de votre message :

Cette fenêtre est divisée en deux parties : celle du haut qui contient les informations relatives au courrier lui-même, et celle du bas qui contient le texte du message.

Les informations contenues dans la partie haute de la fenêtre sont :

Note : sur Internet les adresses ne contiennent ni espaces, ni accents. Certaines adresses peuvent contenir des majuscules, en pratique, les serveurs de courrier les transcrivent automatiquement en minuscules (Michele.Rouhet@u-paris10.fr est équivalent à michele.rouhet@u-paris10.fr).

Les informations contenues dans la partie basse de la fenêtre sont :

Note : il existe deux formats d'édition des messages électroniques. Le texte brut (plain text) qui ne permet aucun formatage mais est compatible avec 100% des logiciels de messagerie, et le format HTML (HyperText Markup Language) qui nécessite un client compatible (Eudora version 4 ou supérieure, Microsoft Outlook, Netscape Messenger).

Le choix du format est décrit dans la partie Configuration de ce cours.

Détaillons la signification des options d'envoi au-dessus du message :

Lorsque le format d'édition du message est paramétré comme Styled Text (HTML) une barre de formatage apparaît au dessus du message :

Il est alors possible :

Lors de la rédaction d'un message, vous avez la possibilité de récupérer du texte en provenance du presse-papiers de Windows ou d'une autre application (par exemple un traitement de texte), utilisez la commande Paste du menu Edit pour coller le texte.

Il est également possible de sauvegarder le message en cours de rédaction. Cette fonction permet de conserver un message dans la boîte aux lettres Out pour le compléter et l'envoyer ultérieurement.

Première méthode : sélectionnez Save dans le menu File.

Deuxième méthode : fermez la fenêtre d'édition de votre message sans l'envoyer, Eudora vous proposera de le sauvegarder dans la boîte aux lettres Out, répondez Oui à la question Save changes to....

Attachements

Le contenu d'un message électronique est limité à du texte pur (sauf messages rédigés en HTML) : pas de mise en page, ni images, ni sons. Pour contourner cette limitation, vous avez la possibilité d'y joindre un document (texte, image, etc). Ce document est dit "attaché" parce qu'il est obligatoirement lié à un message électronique.

On procède à l'attachement d'un document par le menu Message, Attach File (ou par l'icône ), une fenêtre s'ouvre et affiche l'arborescence de votre disque dur, choisissez alors le fichier que vous voulez attacher à votre message.

Cette procédure d'annexion d'un ou de plusieurs fichiers à un e-mail, permet de transmettre très rapidement des documents. Il est impératif que le destinataire ait installé sur son ordinateur l'application qui lui permettra d'afficher/imprimer/modifier ce document. Par exemple, si vous envoyez un fichier .doc, il est indispensable que le destinataire du message dispose du logiciel Microsoft Word (ou compatible).

Note : les formats de fichiers les plus fréquemment rencontrés sont les suivants.

.doc : Microsoft Word
.txt : texte ASCII (texte brut)
.zip : fichier compressé avec Winzip
.sit : fichier compressé avec StuffIt
.htm ou .html : page HTML
.jpg : image JPEG
.gif : image GIF
.png : image PNG
.pdf : fichier Adobe Acrobat
.mp3 : fichier son MP3
.exe : programme Windows ou MS-DOS

Note : il est fortement déconseillé de lancer un programme .exe reçu en attachement, il peut s'agir d'un virus informatique.

Lorsque vous recevez un courrier électronique auquel est attaché un document, celui-ci est signalé par le symbole dans la boîte In :

Pour éviter d'avoir à rechercher le document attaché sur le disque dur, il est impératif de paramétrer un dossier de destination dans lequel tous vos documents attachés seront stockés. Ce paramétrage s'effectue dans le menu Tools, Options, icône Attachments (ce dossier est créé automatiquement au moment de l'installation d'Eudora). Par convention, on utilise un dossier nommé Attach mais tout autre nom peut bien sûr être utilisé.

Récupération des messages

Trois possibilités existent pour récupérer son courrier.

  1. Lors du lancement du programme, après l'introduction du mot de passe, le serveur de courrier est systématiquement interrogé, Eudora vous signalera l'arrivée ou non de messages soit par l'ouverture d'une fenêtre et éventuellement par la diffusion d'un message sonore (ce paramétrage s'effectue dans le menu Tools, Options, Getting Attention).

  2. Vous pouvez également récupérer à tout moment votre courrier par le menu File, Check Mail (ou cliquez sur l'icône ).

  3. Lorsque le logiciel est ouvert depuis un certain temps (paramétrable dans le menu Tools, Options, Checking Mail), le serveur de messagerie est interrogé régulièrement et Eudora signale l'arrivée de messages.

Les messages reçus sont stockés dans la boîte aux lettres In, accessible par le menu Mailbox, (ou cliquez sur l'icône ).

Les boîtes aux lettres se divisent en dix colonnes :

  1. Statut :

       message lu
      message non lu
      vous avez répondu au message
      vous avez fait suivre le message
      vous avez redirigé le message
      le message à été transmis (ce statut est propre à la boîte aux lettres Out)

  2. Niveau de priorité  : une icône ou signale qu'un message est à lire en priorité

  3. Attachement : une icône signale qu'un attachement (un ou plusieurs fichiers) est joint au message

  4. Label : couleur et nom des étiquettes (Eudora permet de créer des étiquettes de couleurs pour catégoriser certains messages)

  5. Auteur du message

  6. Date et heure du message

  7. Taille du message en Kilo-octets

  8. Server status : statut des messages (n'apparaît que si Eudora est paramétré pour que les messages restent sur le serveur)

  9. Moodwatch : le nombre de piments indique le degré d'incorrection du message (zéro, un, deux ou trois piments)

  10. Sujet du message

Traitement

  • Double cliquez sur un message (ou appuyez sur la touche entrée) pour le lire.

  • Pour le traitement vous pouvez, soit utiliser le menu Message :

    soit utiliser les icônes :

    1. Effacer le message (le message est déplacé vers la boîte aux lettres Trash)
    2. Ouvrir la boîte aux lettres In
    3. Ouvrir la boîte aux lettres Out
    4. Interroger le serveur de courrier
    5. Rédiger un nouveau message
    6. Répondre
    7. Répondre à toutes les adresses contenues dans le message
    8. Faire suivre
    9. Attacher un fichier au message
    10. Recherche par mots dans les messages
    11. Ouvrir le carnet d'adresse
    12. Imprimer le message
    13. Utiliser l'aide contextuelle (cliquer sur un bouton pour obtenir une aide)

  • Vous pouvez également transférer le message dans une autre boîte aux lettres : sélectionnez-le, puis choisissez sa destination dans le menu Transfer. Il est aussi possible de procéder par "glissé-déposé" : cliquez sur le message et maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé puis déplacez le message dans la boîte aux lettres de votre choix, relâchez le bouton de la souris pour terminer l'opération.

    Les boîtes aux lettres

    Les boîtes aux lettres sont accessibles dans le menu Mailbox ou par la fenêtre des boîtes aux lettres (dans la partie gauche de l'écran).

    Note : cinq onglets sont accessibles dans la partie gauche de l'écran

    Ils permettent d'accéder : à la fenêtre des boîtes aux lettres, à l'explorateur de fichiers d'Eudora, aux fichiers de signatures, aux modèles de messages, à la gestion des comptes de messagerie.

  • Les boîtes aux lettres de base

    Par défaut, tous les messages sont stockés dans les trois boîtes aux lettres principales d'Eudora.

    La boîte aux lettres d'entrée In contient tous les messages que vous avez reçus.

    La boîte aux lettres de sortie Out contient une copie de tous les messages envoyés (si le paramétrage est effectué dans le menu Tools, Options, catégorie Composing Mail, cocher la case Keep copies).

    La boîte aux lettres Trash (corbeille) contient tous les messages supprimés. Pensez à la vider régulièrement : option Empty Trash du menu Special ou effacement automatique (paramétrage dans le menu Tools, Options, Miscellaneous, Empty trash when exiting).

  • Les boîtes aux lettres personnelles

    Une boîte aux lettres vous permet de classer (archiver) les messages que vous souhaitez conserver, selon vos critères.

    Vous pouvez créer des boîtes aux lettres, soit en créant un fichier , soit en créant un dossier (folder).

    Choisissez dans le menu Mailbox l'option New, entrez un nom pour la nouvelle boîte aux lettres, si vous cochez l'option Make it a folder vous créer un dossier qui pourra contenir des boîtes aux lettres.

    L'arborescence des boîtes aux lettres apparaît dans la partie gauche de l'écran. Les boîtes aux lettres créées par l'utilisateur sont représentées par des bacs de réception du courrier . Les icônes des dossiers ressemblent à celles des répertoires d'un disque dur . Les dossiers peuvent contenir une ou plusieurs boîtes aux lettres ou d'autres dossiers.

    Note : seules les boîtes aux lettres contiennent des messages.

    Si vous cliquez sur le dossier "père" ou sur tout autre dossier avec le bouton droit de la souris, cela fait apparaître un menu contextuel qui permet de créer (New), d'effacer (Delete) ou de renommer une boîte aux lettres (Rename).

    Les surnoms (carnet d'adresses)

    Les surnoms regroupent les destinataires dont vous avez enregistré l'adresse électronique. C'est le carnet d'adresses du courrier électronique.

  • Gestion des surnoms

    Pour gérer les surnoms, on utilise l'option Adress Book du menu Tools (ou cliquez sur l'icône ).

    La partie gauche de la fenêtre fait apparaître les noms (surnoms) des correspondants. La partie droite permet de saisir les coordonnées : adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, etc.

    Pour créer un nouveau surnom, il suffit de cliquer sur le bouton New. Une nouvelle entrée Untitled est ajoutée à la liste.

    Saisissez un surnom (le prénom est généralement utilisé) à la place du mot Untitled.

    Renseignez les zones First Name (prénom) et Last Name (nom) puis, entrez une adresse électronique valide dans la zone This nickname will expand to the following adresses.

    Pour ajouter un surnom à la liste des destinataires, cocher la case Recipient List. Le surnom apparaît alors en caractères gras. Décocher la case aura pour effet d'ôter le surnom de la liste.

    Les onglets, Work, Other et Notes permettent de mémoriser diverses coordonnées ainsi qu'un commentaire sur le contenu du surnom (ces informations ne sont jamais transmises avec les messages).

    Il est également possible de créer un groupe de correspondants en associant plusieurs adresses électroniques séparées par des virgules et sans espace à un seul surnom. En envoyant un message à ce surnom, vous l'envoyez en une seule opération à tous les destinataires définis dans le champ This nickname will expand to the following adresses.

    Pour modifier un surnom, il faut le sélectionner en cliquant une fois avec le bouton gauche de la souris. Il est alors possible de corriger tous les champs situés dans la partie droite de l'écran.

    La manoeuvre est identique pour supprimer un surnom : on le sélectionne puis on clique sur le bouton Del.

    Le bouton New Book permet de créer plusieurs carnets d'adresses.

    Les boutons To:, Cc: et Bcc: permettent respectivement d'envoyer un nouveau message en tant que destinataire principal, secondaire et secondaire caché.

  • Liste des destinataires (recipient list)

    Les correspondants (surnoms) stockés dans la liste des destinataires sont directement accessibles par les options suivantes du menu Message :

    Il n'est pas obligatoire d'utiliser des surnoms pour créer une liste des destinataires. Lors de la lecture d'un message, vous pouvez facilement conserver une adresse qui vous semble utile : sélectionnez-la avec la souris et choisissez Add as Recipient dans le menu Special.

    La suppression d'un correspondant de la liste des destinataires se fait par le menu Special, Remove Recipient.

    Gestion de plusieurs comptes de messagerie

    Eudora permet de paramétrer l'accès à plusieurs comptes de messagerie (personalities).

    La fenêtre de configuration du logiciel est conçue pour un compte par défaut (dominant).

    Le paramétrage d'autres comptes se fait par le menu Tools, Personalities ou en cliquant sur l'onglet Personalities (à gauche de l'écran).

    Pour créer un nouveau compte, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre des personnalités. Un menu apparaît, cliquez sur la commande New.

    Eudora propose alors :

    Signature

    L'usage d'une signature, composée de quelques lignes automatiquement ajoutées au bas de chacuns de vos courriers, facilite votre identification pour les destinataires de vos messages.

    Il est conseillé de ne pas dépasser 5 ou 6 lignes : adresse électronique, site Web, etc.

    Recommandation : entourez votre signature, elle sera plus clairement séparée du texte.

    _______________________________________________________________
     Jeanne Dupond   dupond@u-paris20.fr   http://www.u-paris20.fr
     Bibliothèque Universitaire de Paris XX
     4, allée Vivaldi                      
     75012 PARIS                           
     Tel : 01.02.03.04.05                Fax : 01.02.03.04.06
    _______________________________________________________________
    
    La création de cette signature se fait par le menu Tools, Signature ou en cliquant sur l'onglet signatures (à gauche de l'écran). Saisissez ensuite le contenu de la signature dans la partie droite de l'écran.

    Deux signatures sont créées par défaut : Alternate et Standard ce qui permet par exemple d'avoir une signature personnelle et une autre professionnelle.

    Pour créer une nouvelle signature, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre des signatures. Un menu apparaît, cliquez sur la commande New et entrez un nom. Saisissez ensuite le contenu de la signature dans la partie droite de l'écran.

    La signature sera automatiquement ajoutée aux messages si cela est paramétré dans le menu Tools, Options, Composing Mail.

    Importation des messages et du carnet d'adresses d'un autre logiciel

    Eudora offre la possibilité d'importer les messages (y compris l'arborescence des boîtes aux lettres) ainsi que le carnet d'adresses d'un autre logiciel de messagerie.

    La procédure d'importation se fait à partir du menu File, Import.

    Eudora reconnaît automatiquement les logiciels de messagerie précédemment installés et propose d'importer au choix :

    Note : la procédure d'importation ne fonctionne qu'avec les logiciels  Netscape Messenger, Microsoft Outlook 98/2000 et Outlook Express.

    Partage de fichiers

    Eudora offre une forme de partage de fichiers en permettant la synchronisation d'un dossier avec un ou plusieurs correspondants.

    Cette fonction est accessible par le menu Tools, ESP Groups.

    Cliquez sur New pour créer un nouveau partage.

    Tous les fichiers présents dans le dossier partagés seront envoyés aux membres du groupe. Chaque dossier partagé des membres du groupe est ainsi dupliqué sur les machines des autres membres.

    Les filtres

    Eudora offre la possibilité de créer des filtres qui peuvent exécuter des tâches automatiquement lors de la réception ou l'émission de courriers.

    Le principe des filtres est de rechercher la présence ou l'absence de mots dans le titre ou le corps des messages puis d'exécuter une action.

    Il est par exemple possible de faire imprimer automatiquement tous les messages contenant certains termes dans le champ sujet, ou encore de faire déplacer tous les messages reçus par un correspondant dans une boîte aux lettres.

    Cette fonction est accessible par le menu Tools, Filters.

    Cliquez sur le bouton New pour créer un nouveau filtre.

    Statistiques

    Eudora mémorise trois critères d'utilisation du logiciel :

    L'accès à ces données se fait par le menu Special, Statistics.

    Modèles de messages

    Si vous envoyez régulièrement les mêmes messages, il peut être intéressant de créer des modèles de messages (stationery).

    L'accès aux modèles de messages se fait dans le menu Tools, Stationery ou en cliquant sur l'onglet Stationery

    Pour créer un nouveau modèle, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre des modèles de messages.

    Un menu apparaît, cliquez sur la commande New.

    Eudora ouvre la fenêtre de rédaction d'un nouveau message. Remplissez le corps du message, puis, sauvegardez le modèle dans le menu File, Save As Stationery, entrez un nom de fichier.

    Le modèle est désormais accessible par le menu Message, commandes New Message With, Reply With et Reply to All With.

    Configuration

    Avant d'envoyer et de recevoir du courrier électronique, il est indispensable de configurer quelques paramètres.

    Cliquez sur le menu Tools, puis sur Options.

    Les paramètres (partie droite de l'écran) sont rassemblés par catégories (symbolisées par des icônes dans la partie gauche de l'écran).

  • Catégorie Getting Started :

  • Catégorie Checking Mail :

  • Catégorie Incoming Mail :

    Lorsque l'on est connecté à l'Internet par modem, il peut être intéressant de ne pas télécharger les messages trop volumineux pour réduire la durée de connexion.

    Cocher la case Skip messages over ... K in size et entrez une taille maximum (valeur conseillée : 50 K).

    Note : lorsqu'un message excède la taille indiquée par ce paramètre, Eudora le signale dans la boîte In et propose de le récupérer ultérieurement.

  • Catégorie Sending Mail :

  • Catégorie Composing Mail :

  • Catégorie Attachments :

  • Catégorie Viewing Mail :

  • Catégorie Mailboxes :

  • Catégorie Styled Text :

  • Catégorie Miscellaneous :

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