2. Le courrier électronique


Envoi d'un message

Note : la plupart des applications Windows permettent d'exécuter une commande de plusieurs façons ; choix dans un menu, clic sur une icône ou raccourçi clavier. Pour la suite de ce cours nous décrirons les commandes des menus ainsi que les icônes.

Pour envoyer un nouveau message cliquez dans le menu Message, puis New Message (ou cliquez sur l'icône ).

Une fenêtre apparaît alors, dans laquelle vous allez saisir les renseignements relatifs à votre envoi ainsi que le texte de votre message.

Cette fenêtre est divisée en deux parties : celle du haut qui contient les informations relatives au courrier lui-même, et celle du bas qui contient le texte du message.

Les informations contenues dans la partie haute de la fenêtre sont :

Note : sur Internet les adresses ne contiennent ni espaces, ni accents. Certaines adresses peuvent contenir des majuscules, en pratique, les serveurs de courrier les transcrivent automatiquement en minuscules (Michele.Rouhet@u-paris10.fr est équivalent à michele.rouhet@u-paris10.fr)

Les informations contenues dans la partie basse de la fenêtre sont :

Détaillons la signification des options d'envoi au-dessus du message :

Note : lors de la rédaction d'un message, vous avez la possibilité de copier du texte en provenance du presse-papiers de Windows : utilisez la commande Paste du menu Edit.

Il est également possible de sauvegarder le message en cours de rédaction. Cette fonction permet de conserver un message dans le classeur Out pour le compléter et l'envoyer ultérieurement. Première méthode : sélectionnez Save dans le menu File. Deuxième méthode : fermez la fenêtre d'édition de votre message sans l'envoyer, Eudora vous proposera de le sauvegarder dans le classeur Out, répondez Oui à la question Save changes to....

Attachements

Le contenu d'un message électronique est limité à du texte pur (sauf messages HTML) : pas de mise en page, ni images, ni sons... Pour contourner cette limitation, vous avez la possibilité d'y joindre un document (texte, image, etc). Ce document est dit "attaché" parce qu'il est obligatoirement lié à un message électronique.

On procède à l'attachement d'un document par le menu Message, Attach File (ou par l'icône ), une fenêtre s'ouvre et affiche l'arborescence de votre disque dur, choisissez alors le ou les fichiers que vous voulez attacher à votre message.

Cette procédure d'annexion d'un ou de plusieurs fichiers à un e-mail, permet de transmettre très rapidement des documents. Il est impératif que le destinataire ait installé sur son ordinateur l'application qui lui permettra d'afficher/imprimer/modifier ce document. Par exemple, si vous envoyez un fichier .doc, il est indispensable que le destinataire du message dispose du logiciel Microsoft Word (ou compatible).

Note : les formats de fichiers les plus fréquemment rencontrés sont les suivants.

.doc : Microsoft Word
.txt : texte ASCII (texte brut)
.zip : fichier compressé avec Winzip
.sit : fichier compressé avec StuffIt
.htm ou .html : page HTML
.jpg : image JPEG
.gif : image GIF
.png : image PNG
.pdf : fichier Adobe Acrobat
.mp3 : fichier son MP3
.exe : programme Windows ou MS-DOS

Lorsque vous recevez un courrier électronique auquel est attaché un document, celui-ci est signalé par le symbole dans la boîte In :

Pour éviter d'avoir à rechercher le document attaché sur le disque dur, il est impératif de paramétrer un dossier de destination dans lequel tous vos documents attachés serons stockés. Ce paramétrage s'effectue dans le menu Tools, Options, icône Attachments (ce dossier sera préalablement créé avec l'explorateur). Par convention, on utilise un dossier nommé Attach mais tout autre nom peut bien sûr être utilisé.

Récupération des messages

Trois possibilités existent pour récupérer son courrier.

  1. Lors du lancement du programme, après l'introduction du mot de passe, le programme interroge systématiquement le serveur, Eudora vous signalera l'arrivée ou non de messages soit par l'ouverture d'une fenêtre, soit par la diffusion d'un message sonore (ce paramétrage s'effectue dans le menu Tools, Options, Getting Attention).
  2. Vous pouvez également récupérer votre courrier par le menu File, Check Mail (ou cliquez sur l'icône ).
  3. Lorsque Eudora est ouvert depuis un certain temps (paramétrable dans le menu Tools, Options, Checking Mail), le serveur est interrogé régulièrement et signale l'arrivée de messages.

Les messages reçus sont stockés dans le classeur In, accessible par le menu Mailbox, (ou cliquez sur l'icône ).

Le classeur In se divise en 7 colonnes :

  1. Le Statut (S) :

         (blanc) message lu
      l message non lu
      R vous avez répondu au message
      F vous avez fait suivre en modifiant le message
      D vous avez redirigé le message sans modifications
      S le message à été transmis (ce statut est propre au classeur Out)
  2. Le niveau de priorité (P) : une icône ou signale qu'un message est à lire en priorité
  3. Attachement (A) : une icône signale qu'un attachement (un ou plusieurs fichiers) est joint au message
  4. L'auteur du message (Who)
  5. La date et l'heure du message (Date)
  6. La taille du message en Kilo-octets (K)
  7. Le sujet (Subject)

Traitement

  • Double cliquez sur un message (ou appuyez sur la touche entrée) pour le lire
  • Pour le traitement vous pouvez, soit utiliser le menu Message :

    soit utiliser les icônes :

    1. Détruire le message
    2. Ouvrir le classeur In
    3. Ouvrir le classeur Out
    4. Interroger le serveur de courrier
    5. Rédiger un nouveau message
    6. Répondre (le message est copié avec le signe > devant chaque ligne)
    7. Répondre à toutes les adresses contenues dans le message
    8. Faire suivre
    9. Rediriger
    10. Ouvrir le message précédent
    11. Ouvrir le message suivant
    12. Attacher un fichier au message
    13. Ouvrir le carnet d'adresse
    14. Imprimer le message
    15. Utiliser l'aide contextuelle
  • Vous pouvez également transférer le message dans un autre classeur : sélectionnez-le, puis choisissez sa destination dans le menu Transfer
  • Les classeurs

    Les classeurs sont accessibles dans le menu Mailbox ou par la fenêtre des classeurs.

    Note : le terme classeur est équivalent à mailboxes.

  • Les classeurs de base
  • Par défaut, tous les messages sont stockés dans les trois classeurs principaux d'Eudora.

    Le classeur d'entrée In, contient tous les messages que vous avez reçus.

    Le classeur de sortie Out, contient une copie de tous les messages envoyés (si le paramétrage est effectué dans le menu Tools, Options, catégorie Checking Mail, cocher la case Keep copies of outgoing mail).

    Le classeur Trash (corbeille), contient tous les messages à effacer. Pensez à le vider régulièrement : option Empty Trash du menu Special ou paramétrage pour le vider automatiquement (menu Tools, Options, Miscellaneous).

  • Les classeurs personnels
  • Un classeur vous permet de classer (archiver) par thèmes les messages que vous souhaitez conserver, selon vos critères.

    Vous pouvez créer une hiérarchie de classeurs, soit en créant un fichier , soit en créant un dossier (folder).

    Choisissez dans le menu Mailbox l'option New, entrez un nom pour le nouveau classeur, si vous cochez l'option Make it a folder vous créer un dossier qui pourra contenir des classeurs.

    L'arborescence des classeurs apparaît dans la partie gauche de l'écran ; les classeurs créés par l'utilisateur sont représentés par des boîtes aux lettres ; les icônes des dossiers ressemblent à celles des répertoires d'un disque dur . Les dossiers peuvent contenir un ou plusieurs classeurs (Attention : seuls les classeurs contiennent des messages).

    Si vous cliquez sur un classeur avec le bouton droit de la souris cela fait apparaître un menu contextuel qui permet de créer un nouveau classeur dans un dossier (New), d'effacer un classeur (Delete) et de renommer un classeur (F2).

    Les surnoms (carnet d'adresses)

    Les surnoms regroupent les destinataires que vous avez mémorisés. C'est le carnet d'adresses du courrier électronique. Ils sont directement accessibles dans le menu Message pour toutes les commandes que nous avons précédemment évoqués (New Message To , Reply To, Forward To, Redirect To, etc).

  • Gestion des surnoms
  • Pour gérer les surnoms, on utilise l'option Adress Book du menu Tools (ou cliquez sur l'icône ).

    Pour créer un nouveau surnom, il suffit de cliquer sur le bouton New. Une boîte de dialogue propose alors de choisir un surnom et de l'insérer dans la liste des destinataires (cocher la case Put it on the recipient list).

    Il faut alors saisir dans la partie droite, (onglet Adress(es)), l'adresse électronique complète de votre correspondant. L'onglet Notes permet d'ajouter un commentaire sur le contenu du surnom (n'est jamais transmis avec les messages !).

    Il est également possible de créer un groupe de correspondants en associant plusieurs adresses électroniques séparés par des virgules et sans espace à un seul surnom. En envoyant un message à ce surnom, vous l'envoyez en une seule opération à tous les destinataires définis dans le champ Adress(es).

    Pour modifier un surnom, il faut le sélectionner en cliquant une fois avec le bouton gauche de la souris.

    La manoeuvre est identique pour supprimer un surnom : on le sélectionne puis on clique sur le bouton Del.

    Le bouton << permet de masquer la partie droite de la fenêtre (sans intérêt).

    Les boutons To:, Cc: et Bcc: permettent respectivement d'envoyer un nouveau message en tant que destinataire principal, secondaire et secondaire caché.

  • Liste des destinataires
  • Vous pouvez insérer un surnom dans la liste des destinataires, en cochant Recipient List (en haut à droite), le surnom apparaît alors en gras (décocher la case aura pour effet d'ôter le surnom de la liste).

    Les surnoms stockés dans la liste des destinataires sont directement accessibles par les options suivantes du menu Message :

  • Ajout automatique
  • Il n'est pas obligatoire d'utiliser des surnoms pour créer une liste des destinataires : lors de la lecture d'un message, vous pouvez facilement conserver une adresse qui vous semble utile, sélectionnez-la avec la souris et choisissez Add as Recipient dans le menu Special.

    Signature

    L'usage d'une signature, composée de quelques lignes automatiquement ajoutées au bas de chacuns de vos courriers, facilite votre identification pour les destinataires de vos messages. Il est conseillé de ne pas dépasser 5 ou 6 lignes : adresse électronique, site Web, etc.

    Recommandation : entourez votre signature, elle sera plus clairement séparée du texte.

    _______________________________________________________________
     Jeanne Dupond   dupond@u-paris20.fr   http://www.u-paris20.fr
     Bibliothèque Universitaire de Paris XX
     4, allée Vivaldi                      
     75012 PARIS                           
     Tel : 01.02.03.04.05 Fax : 01.02.03.04.06
    ---------------------------------------------------------------
    
    La création de cette signature se fait par le menu Tools, Signature (il s'agit d'un simple fichier texte). Eudora Light autorise la gestion de deux signatures : Alternate et Standard ce qui permet par exemple d'avoir une signature personnelle et une autre professionnelle.

    La signature sera automatiquement ajoutée aux messages si cela est paramétré dans le menu Tools, Options, Sending Mail, Use Signature.

    Les filtres

    Eudora offre la possibilité de créer des filtres qui peuvent transférer automatiquement les courriers reçus dans des classeurs distincts lors de la récupération du courrier, cette fonction est accessible par le menu Tools, Filters.

    Le choix s'opère sur la présence ou l'absence de mots dans le titre ou le corps des messages.

    Configuration

    Avant d'envoyer et de recevoir du courrier électronique, il est indispensable de configurer quelques paramètres.

    Cliquez sur le menu Tools, puis sur Options.

    Les paramètres (partie droite de l'écran) sont rassemblés par catégories (symbolisées par des icônes dans la partie gauche de l'écran).

  • Catégorie Getting Started :
  • Catégorie Personal Info, vérifiez que tous les champs apparaîssent tels que dans la fenêtre précédente, Eudora remplit automatiquement ces zones à partir de la catégorie précédente.
  • Catégorie Hosts, entrez l'adresse du serveur SMTP s'il existe.
  • Catégorie Checking Mail : cocher la case Save password permet de ne saisir le mot de passe qu'une fois (lors de la première connexion au serveur de messagerie). N'utilisez cette fonction qu'en étant certain que personne ne peut accéder à votre ordinateur : le mot de passe étant enregistré sur votre disque dur, il serait alors possible à toute personne de récupérer votre courrier électronique sans avoir à introduire le mot de passe (sur cet ordinateur uniquement).
  • Catégorie Sending Mail :
  • Catégorie Attachments :
  • Catégorie Miscellaneous :
  • La modification des autres paramètres est facultative pour une utilisation basique d'Eudora.

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