2. Le courrier électronique

Introduction
Envoi d'un message
Pièce jointe
Récupération et traitement des messages
Les dossiers
Le carnet d'adresses
Signature
Les groupes de discussion (newsgroups)
Options

Le manuel complet d'Outlook Express se trouve sur le site de l'éditeur Microsoft :

www.microsoft.com/france/

Introduction

Outlook Express est devenu en quelques années le client de messagerie le plus utilisé. Le fait qu'il soit installé par défaut avec Windows - comme complément d'Internet Explorer - est la raison principale de son succès.

Ce logiciel est à la fois un client de messagerie et un lecteur de newsgroups.

Avant même de pouvoir saisir un message, la création d'au moins un compte de messagerie dans le logiciel Outlook Express est indispensable.

Note : la notion de « compte » signifie dans ce cas paramétrer Outlook Express avec au moins une adresse e-mail. Cela n'a aucun rapport avec la création d'un compte de messagerie sur un serveur de courrier.

Dans le menu Outils, choisir la commande Comptes, cliquez sur l'onglet Courrier, puis sur le bouton Ajouter, Courrier.

Répondez aux questions de l'assistant de création de comptes :

Il est possible de créer plusieurs comptes (utile si l'on possède plusieurs adresses électroniques).

Outlook Express offre également la posibilité de gérer plusieurs identités : lorsque l'utilisation d'une machine est partagée entre plusieurs personnes, chacune peut ainsi accéder à son courrier électronique, ses dossiers, son paramétrage, sans avoir accès à ceux des autres utilisateurs (protection relative par mot de passe).

La création d'une identité s'opère par le menu Fichier, Identités, Ajouter une identité.

La gestion des identités s'opère par le menu Fichier, Identités, Gérer les identités.

Le changement d'identité s'opère par le menu Fichier, Changer d'identité.

Envoi d'un message

Pour envoyer un nouveau message cliquez dans le menu Fichier, puis Nouveau, Message de courrier (ou cliquez sur l'icône

Une fenêtre apparaît alors, dans laquelle vous allez saisir les renseignements relatifs à votre envoi ainsi que le texte de votre message :

Cette fenêtre est divisée en deux parties : celle du haut qui contient les informations relatives au courrier lui-même, et celle du bas qui contient le texte du message.

Les informations et commandes contenues dans la partie haute de la fenêtre sont :

Lorsque vous avez entré un destinataire, un objet, et saisi le message, vous pouvez l'envoyer en utilisant le menu Fichier, Envoyer le message ou en cliquant sur l'icône

Pièce jointe

À l'exception des messages envoyés au format HTML, le contenu d'un message électronique est limité à du texte pur non formaté : pas de mise en page, d'images, de sons... Pour contourner cette limitation, vous avez la possibilité d'y joindre un document (texte, image, etc). Ce document est dit en pièce jointe (ou attaché) parce qu'il est obligatoirement lié à un message électronique.

Note : Outlook Express permet l'envoi de messages au format HTML. L'utilisation de ce format, qui permet d'utiliser des polices, des styles, des couleurs et des images, n'est pas conseillé : un grand nombre de clients de messagerie ne sont pas en mesure d'interpréter les messages envoyés en HTML.

L'attachement d'un document s'opère par le menu Insertion, Pièce jointe ou en cliquant sur l'icône

Une boîte de dialogue propose de choisir le fichier que vous souhaitez annexer à un message électronique :

Sélectionnez le fichier de votre choix puis cliquez sur Joindre.

Le champ Joindre apparaît. Il contient le nom et la taille du fichier sélectionné :

Cette procédure d'annexion d'un ou de plusieurs fichiers à un e-mail, permet de transmettre très rapidement des documents. Il est impératif que le destinataire ait installé sur son ordinateur l'application qui lui permettra d'afficher/imprimer/modifier ce document. Par exemple, si vous envoyez un fichier .doc, il est indispensable que le destinataire du message dispose du logiciel Microsoft Word (ou compatible).

Note : les formats de fichiers les plus fréquemment rencontrés sont les suivants.

.doc : Microsoft Word
.txt : texte ASCII (texte brut)
.zip : fichier compressé avec Winzip
.sit : fichier compressé avec StuffIt
.htm ou .html : page HTML
.jpg : image JPEG
.gif : image GIF
.png : image PNG
.pdf : fichier Adobe Acrobat
.mp3 : fichier son MP3
.exe : programme Windows ou MS-DOS

Note : il est fortement déconseillé de lancer un programme .exe reçu en attachement, il peut s'agir d'un virus informatique.

Récupération et traitement des messages

La récupération des messages s'effectue par le menu Outils, Envoyer et recevoir, Recevoir tout ou en cliquant sur l'icône , puis Recevoir tout.

La liste des message reçus est située dans la partie supérieure droite de la fenêtre.

Les messages reçus sont stockés dans le dossier Boîte de réception.

Ce dossier se divise en cinq colonnes :

Cliquez sur un message pour le lire (le contenu du message apparaît dans la partie inférieure droite de la fenêtre).

Traitement des messages :

Les dossiers

Les dossiers permettent de stocker les messages.

L'arborescence des dossiers apparaît dans la partie gauche de la fenêtre :

Cinq dossiers sont présents par défaut dans Outlook Express :

Il est également possible de créer ses propres dossiers par le menu Fichier, Dossier, Nouveau dossier.

Le déplacement des messages entre les dossiers est évoqué dans Traitement des messages

Carnet d'adresses

L'ouverture du carnet d'adresses s'effectue par le menu Outils, Carnet d'adresses ou en cliquant sur l'icône

La création d'une nouvelle entrée dans le carnet d'adresses s'opère par la commande Fichier, Nouveau contact ou en cliquant sur l'icône , puis Nouveau contact.

Une fenêtre s'ouvre et permet de saisir un grand nombre d'informations relatives à une personne : nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, site Web, etc.

La carnet d'adresses d'Outlook Express permet également de créer des groupes de personnes. Cette fonction très pratique, permet d'envoyer un message électronique à un groupe de personnes d'un seul clic de souris.

Pour créer un groupe, cliquez sur le menu Fichier, Nouveau groupe ou sur l'icône ,
puis Nouveau groupe.

Nommez le groupe (dans le champ Nom du groupe).

Vous pouvez désormais : soit créer une nouvelle entrée (Nouveau contact), soit ajouter un contact déjà enregistré dans le carnet d'adresses (Sélectionner les membres).

La liste des contacts apparaît dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez un contact à l'aide de la souris, puis cliquez sur la commande Sélectionner pour l'ajouter à la liste des membres.

Répétez la procédure pour ajouter des nouveaux membres au groupe. Cliquez sur Ok.

Les coordonnées d'un contact ou d'un groupe sont modifiables à tout moment : double-cliquez sur une entrée du carnet d'adresse ou sur l'icône

Signature

L'usage d'une signature, composée de quelques lignes automatiquement ajoutées au bas de chacuns de vos courriers, facilite votre identification pour les destinataires de vos messages. Il est conseillé de ne pas dépasser 5 ou 6 lignes : adresse électronique, site Web, etc.

Note : entourez votre signature, elle sera plus clairement séparée du texte.

La création de cette signature se fait par le menu Outils, Options, onglet Signatures.

Vous pouvez saisir un texte dans l'emplacement prévu ou désigner un fichier texte existant.

Outlook Express autorise la création de plusieurs signatures : menu Outils, Options, onglet Signatures, cliquez sur le bouton Nouveau.

La signature sera automatiquement ajoutée aux messages si cela est paramétré dans le menu Outils, commande Options, onglet Signatures. Cocher la case

Les groupes de discussion (newsgroups)

Les newsgroups sont des forums organisés par thèmes hiérarchiques et représentés de façon arborescente.

Les serveurs de newsgroups s'échangent régulièrement les messages postés dans les différents groupes.

Par exemple, un message posté dans le groupe soc.history.war.misc à partir du serveur de l'université d'Angers, sera dupliqué, en quelques heures, sur tous les serveurs du monde qui hébergent ce groupe de discussion).

Contrairement aux listes de diffusion, les messages ne sont pas envoyés à tous les participants, il est nécessaire de se connecter à un serveur de newsgroups avec un logiciel spécialisé pour récupérer et poster des messages.

Le paramétrage de l'adresse d'un serveur est indispensable avant de pouvoir lire et poster des messages.

Dans le menu Outils, choisir la commande Comptes, cliquez sur l'onglet News, puis sur le bouton Ajouter, News.

Répondez aux questions de l'assistant de création de comptes :

Il est possible de paramétrer plusieurs serveurs de newsgroups.

Lorsque le paramétrage est effectué, le serveur vient s'ajouter aux dossiers dans la partie gauche de la fenêtre :

Le fait de cliquer sur ce serveur provoque un chargement de la liste des groupes de discussion (la durée de ce chargement est proportionnelle au nombre de groupes et au débit de la connexion Internet utilisée).

Note : chaque serveur de news héberge une hiérarchie qui lui est propre. L'administrateur du serveur effectue un choix parmi les dizaines de milliers de thèmes disponibles.

« L'abonnement » à un groupe s'effectue en double-cliquant sur le nom d'un groupe de discussion :

Après cette procédure « d'abonnement » les groupes de discussion sélectionnés apparaîssent sous le nom du serveur :

Pour obtenir le chargement des messages, cliquez sur un groupe. La liste des messages s'affiche alors dans la partie supérieure droite de la fenêtre et comprends les informations suivantes :

En cliquant sur un message, celui-ci apparaît dans la partie inférieure droite de la fenêtre :

Vous pouvez utiliser la barre d'icônes pour :

Outlook Express permet de « s'abonner » à un ou plusieurs groupes de discussion : il est toutefois nécessaire de se connecter régulièrement au serveur pour récupérer les nouveaux messages.

Il existe plus de 73000 thèmes de discussion différents (seulement quelques dizaines de milliers sont disponibles en France) ; cette masse considérable d'information n'est pas gérable à l'infini, c'est pourquoi les différents serveurs purgent une partie des messages régulièrement.

Il existe huit méta-catégories :

COMPuter : tout ce qui concerne l'informatique
RECreational : arts et loisirs
ALTternative : tout les sujets imaginables et les autres !
MISCelaneous : divers
SCIences : tout ce qui concerne les sciences
SOCiety : les thèmes de société
NEWSgroups : discussions sur l'organisation des newsgroups

Il existe aussi des hiérarchies par domaine (codes ISO des pays) :

fr.*
de.*
jp.*
etc.

Chacune de ces catégories se subdivise en sous-catégories, qui peuvent se subdiviser elles-mêmes en catégories plus fines, enfin en newsgroups, exemple :

Note : certains sites Web proposent un accès par une interface Web plus conviviale.
C'est le cas du site Deja.com

Options

Le seul paramétrage indispensable concerne l'adresse électronique et le nom des serveurs de courrier, la procédure est décrite dans le paragraphe Introduction.

Neuf onglets donnent accès aux autres paramètres (ne sont décrits que les paramètres importants) :

Onglet Général :

Onglet Envoyer :

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